הוספת העדרות חלקית (חלק מיום) – בחברה ללא הסכמי עבודה – עדכון לקוחות אוקטובר 2014

בחברות ללא מודול הסכמי עבודה – הוספנו את האפשרות להגדיר סיבות העדרות שהן חלק מיום. לדוגמא, ניתן להגדיר שליש יום חופש, חצי יום מחלה, חצי יום מילואים וכו’.

לגבי חברות עם מודול הסכמי עבודה לא חל כל שינוי (אופציה זו כבר קיימת).

להלן יוסבר כיצד להגדיר סיבת העדרות חלקית וכיצד היא משפיעה על חישוב שעות ההעדרות / שעות עודפות.

כיצד להגדיר סיבת העדרות חלקית
בכדי להגדיר סיבת העדרות חלקית (חלק מיום), יש להכנס למסך סיבות העדרות (תפריט ניהול והגדרות -> סיבות העדרות), וללחוץ על שם של סיבת העדרות קיימת שרוצים לשנות או להגדיר סיבת העדרות חדשה.

כעת מתקבל מסך פרטי סיבת ההעדרות:

במסך סיבת ההעדרות יש למלא את הפרטים הבאים:

א. שם סיבת העדרות – יש לרשום את שם סיבת ההעדרות.
ב. סוג העדרות – נתון זה משתמש לצורך העברת הנתונים לתוכנת השכר. לדוגמא, אם ברצונך שהעדרות זו תועבר לתוכנת השכר כניצול מחלה יש לבחור בשדה זה בשורה מחלה.
ג. העדרות של – בשדה זה יש לרשום את חלקיות ההעדרות. לדוגמא: אם מדובר על חצי יום מחלה יש לרשום 0.5, אם מדובר על שליש יום מחלה יש לרשום 0.333 וכו’.
ד. דיווח ע”י העובד – אם ברצונך שהעובד יוכל לדווח העדרות זו יש לבחור בשורה כן. מדובר על עובדים שיש להם הרשאה לדווח העדרות דרך מסך דיווח הנוכחות.
ה. לכלול בשעות העדרות – בשדה זה ניתן לבחור באחת מהאפשרויות הבאות:

1. “לא”: בחירה באפשרות זו תגרום לכך שבאותו יום שבו הוגדרה סיבת העדרות לא יופיעו כלל שעות העדרות. אפשרות זו מתאימה, בדרך כלל, להעדרות של יום מלא כדוגמת חופש, מילואים וכו’, כך שבאותו יום נרשמת סיבת ההעדרות ולא מופיעות שעות העדרות בגין העדרות זו.

לדוגמא – כך יראה דו”ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בחופש (ובסיבת העדרות חופש, בשדה “לכלול בשעות העדרות” נבחרה השורה “לא”). באותו יום אין שעות העדרות:

2. “כן – חלק משעות התקן היומי”: בחירה באפשרות זו תגרום לכך שבאותו יום שבו הוגדרה סיבת העדרות יופיעו שעות העדרות בהתאם לחלקיות סיבת ההעדרות (שנקבעה בשדה “העדרות של” כמוסבר לעיל).

אפשרות זו מתאימה, בדרך כלל, למצב שבו העובד עובד בחלק משעות היום ובנוסף נעדר בתשלום בחלק אחר של אותו יום, למשל חצי יום חופש, חצי יום מחלה וכו’.

לדוגמא – כך יראה דו”ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בחצי יום מחלה (ובסיבת העדרות חצי יום מחלה, בשדה “לכלול בשעות העדרות” נבחרה השורה “כן – חלק משעות התקן היומי”) ובנוסף עבד במשך 4 שעות:

ניתן לראות שלעובד זה יש באותו יום העדרות של חצי שעה (30 דקות). ההסבר: 9 שעות תקן, בניכוי 4.5 שעות העדרות בגין חצי יום מחלה ובניכוי 4 שעות עבודה.

כמו כן, בניצול ימי מחלה ירשם לעובד 0.5 יום.

3. “כן – כל שעות התקן היומי”: בחירה באפשרות זו תגרום לכך שבאותו יום שבו הוגדרה סיבת העדרות יופיעו שעות העדרות כמספר שעות התקן באותו יום בניכוי שעות העבודה, אם העובד עבד באותו יום.

אפשרות זו מתאימה, בדרך כלל, למצב שבו העובד נעדר מהעבודה והעדרות זו אינה מזכה אותו בתשלום, למשל העדרות ללא תשלום, כך שרוצים לראות בדו”ח הנוכחות, באותו יום, גם את סיבת ההעדרות וגם שעות העדרות.

לדוגמא – כך יראה דו”ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בהעדרות ללא תשלום (ובסיבת העדרות “העדרות ללא תשלום”, בשדה “לכלול בשעות העדרות” נבחרה השורה “כן – כל שעות התקן היומי”):

אופן השימוש בהעדרות של חצי יום חופש
ניתן להשתמש בהעדרות מסוג חצי יום חופש (וגם העדרויות חלקיות אחרות) בכמה צורות, בהתאם לצורך. להלן נדגים שתי אפשרויות:

א. יום עבודה רגיל, כאשר העובד נמצא בחצי יום חופש ואנו רוצים שיעבוד בחצי היום שנותר או שיופיעו לו שעות העדרות בגין חצי יום זה באם לא עבד, וגם שירשם לו ניצול של חצי יום חופש.

במקרה כזה, נשתמש בהעדרות של חצי יום חופש שבה בשדה “לכלול בשעות העדרות” נבחרה השורה “כן – חלק משעות התקן היומי”.

לדוגמא – כך יראה דו”ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בחצי יום חופש (ובסיבת העדרות חצי יום חופש, בשדה “לכלול בשעות העדרות” נבחרה השורה “כן – חלק משעות התקן היומי”):

ניתן לראות שביום זה לעובד יש 4.5 שעות העדרות. אם העובד היה עובד ביום זה 4.5 שעות (בנוסף לרישום ההעדרות של חצי יום חופש), לא היו לו שעות העדרות ביום זה.

ב. ערב חג, שהוא יום עבודה קצר, כאשר העובד נמצא בחופש כל היום ואנו רוצים שלא יופיעו לו שעות העדרות באותו יום, וגם שירשם לו ניצול של חצי יום חופש.

במקרה כזה, מומלץ להגדיר סיבת העדרות חדשה בשם “חצי יום חופש ע.חג” (או כל שם אחר). בסיבת העדרות זו יש להגדיר את הפרמטרים הבאים:

בשדה “לכלול בשעות העדרות” יש לבחור בשורה “לא”.

לדוגמא – כך יראה דו”ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בחצי יום חופש (ובסיבת העדרות חצי יום חופש ע.חג, בשדה “לכלול בשעות העדרות” נבחרה השורה “לא”):