טיפ מספר 10 – דוח נוכחות יומית/חודשית ושליחתו במייל

בדו”ח נוכחות מופיעים נתוני הנוכחות של העובד (כניסות ויציאות) והעדרויות (חופש, מחלה וכו’), והוא כולל סיכום וריכוז של נתוני החודש – שעות עבודה, שעות תקן, שעות עודפות, שעות העדרות וכו’.

בטיפ זה נלמד כיצד להפיק ולהשתמש בדו”ח נוכחות, ובנוסף, כיצד לשלוח אותו באמצעות הדואר האלקטרוני לעובדים.

במסך הראשי, נכנס לתפריט “דוחות” ונבחר בשורה “נוכחות יומית /חודשית”.
כעת יתקבל המסך הבא:

במסך זה, ניתן לבחור את העובדים שיופק להם דו”ח נוכחות ע”י בחירת האפשרויות הבאות:

1. סניף – בחירת העובדים בסניף מסוים או “כללי”, כאשר האפשרות “כללי” כוללת את כל הסניפים של החברה.
2. מחלקה – בחירת העובדים במחלקה מסוימת או “כולם”.
3. תפקיד – בחירת העובדים בתפקיד מסוים או “כולם”.
4. סוג עובדים – ניתן להציג עובדים פעילים בלבד, מוקפאים בלבד או עובדים פעילים ומוקפאים כאחד.
5. שם העובד – בחירת עובד ספציפי או מספר עובדים או “כולם”.
6. מס’ העובד – בחירת עובד ספציפי או מספר עובדים או “כולם”.

כמו כן, ניתן לבחור פרמטרים נוספים להפקת הדו”ח:
א. מיון – סדר הפקת דו”חות הנוכחות (למשל לפי שמות המשפחה של העובדים, או לפי מחלקות וכו’).
ב. גודל פונט – גודל הפונט של האותיות בדו”ח.
ג. סוג – חודשי או תקופתי (לפי תחום תאריכים שיוגדר).
ד. חודש – בחר את החודש הרצוי, והשנה.
ה. הצג – סוג תצוגת הדו”ח – דו”ח מלא/ נתוני נוכחות בלבד/ נתוני שעות העבודה לפי סוגים.
ו. הצג נתוני העברה לשכר – הסעיף מופיע רק לחברה שיש לה מודול הסכמי עבודה. סימון סעיף זה יציג בעת הפקת הדו”ח את טבלת הנתונים שיועברו לשכר כפי שהוגדרו במסך “תבניות העברה לשכר” בתפריט “הסכמי עבודה”.

כעת, לאחר בחירת האפשרויות הנ”ל, באפשרותך להדפיס, להציג, לייצא לאקסל או לשלוח בדואר אלקטרוני את דו”ח הנוכחות.

בחירת עובדים – בכדי להפיק את הדו”ח למספר עובדים יש לבחור בשדה “שם העובד” את האפשרות “בחירת עובדים”. לאחר לחיצה על כפתור הצג / הדפס / Excel יתקבל מסך בו יש לבחור את העובדים עבורם יופק הדו”ח. לסיום יש ללחוץ על “אישור”:

להלן דוגמה לדו”ח נוכחות:
בחלק התחתון של דו”ח הנוכחות מופיעים הנתונים המרוכזים של העובד, כולל מקום לחתימת עובד ואחראי.

משלוח דו”ח נוכחות בדוא”ל
באמצעות מסך זה ניתן לשלוח לכל עובד את דו”ח הנוכחות שלו לכתובת הדואר האלקטרוני המוגדרת בכרטיס העובד במערכת.
במסך יש ללחוץ על “שלח בדוא”ל”:

כעת יופיע מסך משלוח דו”ח הנוכחות:

לאחר מילוי השדות ובחירת העובד/ים, יש ללחוץ על “שלח”, וכל עובד יקבל את דו”ח הנוכחות שלו לתיבת הדואר האלקטרוני שלו.

טיפים קודמים:

טיפ מספר 1 – תזכורות ודיווחים
טיפ מספר 2 – חסימת דיווחי נוכחות
טיפ מספר 3 – אופציות של עובדים
טיפ מספר 4 – דיווח באמצעות טלפון סלולרי ודיווח ראש צוות
טיפ מספר 5 – דוח נוכחות On-Line
טיפ מספר 6 – חתימה ממוחשבת
טיפ מספר 7 – משלוח דוח נוכחות במייל לעובד
טיפ מספר 8 – משלוח הודעות לעובדים
טיפ מספר 9 – עדכון העדרויות/נתונים מרוכז