טיפ מספר 11 – דוח למייצג והעברת נתונים לשכר

המטרה המרכזית של דו”ח למייצג הינה לרכז בדו”ח אחד את כל נתוני הדיווח והנוכחות של העובדים לתקופה שנבחרה וזאת לצורך הכנת השכר.
את הדו”ח יכול המעביד להפיק ו/או המייצג (רואה חשבון, יועץ מס, מנהל חשבונות). בנוסף, מומלץ מאוד להעביר את נתוני הדו”ח ישירות לתוכנת השכר באמצעות קובץ וע”י כך לחסוך זמן רב ולמנוע טעויות הקלדה.

בטיפ זה נלמד כיצד להפיק ולהשתמש בדו”ח למייצג, כולל העברת הנתונים ישירות לתוכנת השכר.

במסך הראשי, נכנס לתפריט “דוחות” ונבחר בשורה “דוחות למייצג”.
כעת יתקבל המסך הבא:

במסך זה, ניתן לבחור את העובדים שיופק להם דו”ח נוכחות ע”י בחירת האפשרויות הבאות:

1. סניף – בחירת העובדים בסניף מסוים או “כללי”, כאשר האפשרות “כללי” כוללת את כל הסניפים של החברה.
2. מחלקה – בחירת העובדים במחלקה מסוימת או “כולם”.
3. תפקיד – בחירת העובדים בתפקיד מסוים או “כולם”.
4. סוג עובדים – ניתן להציג עובדים פעילים בלבד, מוקפאים בלבד או עובדים פעילים ומוקפאים כאחד.
5. שם העובד – בחירת עובד ספציפי או מספר עובדים או “כולם”.
6. מס’ העובד – בחירת עובד ספציפי או מספר עובדים או “כולם”.

כמו כן, ניתן לבחור פרמטרים נוספים להפקת הדו”ח:
א. סוג – חודשי או תקופתי (לפי תחום תאריכים שיוגדר).
ב. חודש – בחר את החודש הרצוי, והשנה.
ג. הצג – נתוני נוכחות (שעות וימי עבודה תקן ובפועל, ניצול חופשה, מחלה וכו’) או נתוני העברה לשכר (רכיבי השכר שנבחרו לצורך העברה לשכר במסך “תבניות העברה לשכר” בתפריט “הסכמי עבודה”).
ד. נתונים להצגה – באם בחרת בסעיף “הצג” את האפשרות “נתוני נוכחות”, באפשרותך לבחור האם להציג את כל הנתונים או חלק מהנתונים לפי בחירה. במידה ותסמן את האפשרות של “נתונים שנבחרו” יופיע הלינק “בחירת נתונים להצגה”:

לאחר לחיצה על הלינק יופיע המסך בו תוכל לבחור את הנתונים אותם תרצה להציג:

כעת, לאחר בחירת האפשרויות הנ”ל, באפשרותך להדפיס, להציג, לייצא לאקסל את הדו”ח או לייצא נתונים לתוכנת שכר.

בחירת עובדים – בכדי להפיק את הדו”ח למספר עובדים יש לבחור בשדה “שם העובד” את האפשרות “בחירת עובדים”. לאחר לחיצה על כפתור הצג / הדפס / Excel / ייצוא לתוכנת שכר, יתקבל מסך בו יש לבחור את העובדים עבורם יופק הדו”ח. לסיום יש ללחוץ על “אישור”:

להעברת נתונים לתוכנת השכר באמצעות קובץ, לחץ על הכפתור “ייצוא לתוכנת שכר”. כעת בחר את תוכנת השכר הרלוונטית ולחץ על “בצע”.

להלן דוגמה לדו”ח המציג את נתוני העברה לשכר:

טיפים קודמים:

טיפ מספר 1 – תזכורות ודיווחים
טיפ מספר 2 – חסימת דיווחי נוכחות
טיפ מספר 3 – אופציות של עובדים
טיפ מספר 4 – דיווח באמצעות טלפון סלולרי ודיווח ראש צוות
טיפ מספר 5 – דוח נוכחות On-Line
טיפ מספר 6 – חתימה ממוחשבת
טיפ מספר 7 – משלוח דוח נוכחות במייל לעובד
טיפ מספר 8 – משלוח הודעות לעובדים
טיפ מספר 9 – עדכון העדרויות/נתונים מרוכז
טיפ מספר 10 – דוח נוכחות יומית/חודשית ושליחתו במייל