טיפ מספר 2 – חסימת דיווחי נוכחות

מערכת Timewatch מאפשרת לבצע דיווחי נוכחות במגוון דרכים: באינטרנט, טלפון קווי, טלפון נייד, sms, שעונים ועוד.

קיימים מצבים בהם אנו רוצים להגביל את אפשרויות הדיווח של העובד. למשל, אם אנו רוצים שהעובד ידווח נוכחות בטלפון רק ממקום העבודה ולא משום מקום אחר, או ידווח באינטרנט מהמחשב במשרד ולא מהמחשב בבית.

במקרים אחרים נרצה לחסום כליל אפשרויות דיווח מסוימות. למשל, לא נרצה שהעובד ידווח נוכחות מהטלפון הנייד שלו או בכלל מטלפון כלשהו, כיוון שאנו רוצים שידווח רק דרך האינטרנט או באמצעות שעון קירבה/ביומטרי.

בטיפ זה נלמד כיצד להגדיר הגבלת/חסימת דיווח נוכחות.

כיצד להגדיר הגבלת/חסימת דיווח נוכחות:
במידה והינך מעוניין להגביל/לחסום את אפשרויות הדיווח של העובדים, ניתן לקבוע הגבלת/חסימת דיווח נוכחות ברמת החברה, ברמת הסניף או ברמת העובד הבודד. מומלץ לקבוע הגבלת/חסימת דיווח בצורה רחבה (ברמת חברה/סניף) ורק במקרים ספציפיים, לקבוע הגבלת/חסימת דיווח ברמת העובד.

במקרה שבו רוצים להגביל/לחסום אפשרויות דיווח לעובד ספציפי:

במסך הראשי, נכנס לתפריט “עובדים” ונבחר בשורה “עדכון פרטי עובד”. כעת מופיעה רשימת הסניפים. יש ללחוץ על סמל המנעול המופיע תחת העמודה “חסימת דיווחי נוכחות”:

כעת יופי המסך הבא:

הגבלת/חסימת דיווח באמצעות האינטרנט:
במסך זה ניתן לחסום את אפשרות הדיווח באמצעות האינטרנט (בכדי לא לאפשר לעובד לדווח נוכחות דרך האינטרנט), או להגביל אמצעי דיווח זה לכתובות IP מסוימות.
בכדי לחסום אפשרות דיווח באמצעות האינטרנט, יש לבחור את האפשרות “חסום”.
בכדי להגביל את הדיווח באינטרנט לכתובות IP ספציפיות יש לבחור את האפשרות “מרשימת כתובות IP”, ולהזין את כתובות ה-IP, שרק מהן יוכל העובד לבצע את הדיווח באינטרנט.

הגבלת/חסימת דיווח באמצעות הטלפון:
בדומה להגבלת/חסימת הדיווח האינטרנטי, במסך זה ניתן לחסום את אפשרות הדיווח באמצעות הטלפון, או להגביל אמצעי דיווח זה למספרי טלפון מסוימים.
על מנת לחסום אפשרות של דיווח באמצעות הטלפון, יש לבחור את האפשרות “חסום”.
בכדי להגביל את הדיווח באמצעות הטלפון כך שיבוצע ממספרי טלפון ספציפיים, יש לבחור את האפשרות “מרשימת מספרי הטלפון”, ולהזין את מספרי הטלפון שרק מהם יוכל העובד לבצע את הדיווח הטלפוני.

העתקת הגדרות של הגבלת/חסימת דיווח לעובדים נוספים:
ניתן להעתיק לעובדים נוספים את הגדרות חסימת/הגבלת הדיווח שנקבעו לעובד, בתנאי שלא מוגדרים להם כבר הגבלת/חסימת דיווח. בחלק התחתון של המסך מופיעה רשימת העובדים הנוספים שניתן להחיל עליהם את הכללים שהגדרנו זה עתה לעובד המסוים. במידה ואנו מעוניינים כי עובד מתוך הרשימה הנ”ל יקבל גם הוא את ההגדרות שקבענו זה עתה, נלחץ על שמו פעמיים והוא יעבור לרשימת העובדים עליה חלים הכללים שהגדרנו. לסיום יש ללחוץ על כפתור “עדכן”.

במקרה שבו רוצים להגביל/לחסום אפשרויות דיווח ברמת החברה:

במסך הראשי, נכנס לתפריט “ניהול והגדרות” ונבחר בשורה “עדכון פרטי חברה”. כעת, במסך עדכון פרטי החברה שהתקבל, יש ללחוץ על “חסימת דיווחי נוכחות”:

כעת ייפתח מסך הזהה למסך הגבלת/חסימת דיווחי נוכחות לעובד (מלבד אפשרות בחירת העובדים הנוספים שאינה רלוונטית במקרה זה):

במקרה שבו רוצים להגביל/לחסום אפשרויות דיווח ברמת הסניף:

במסך הראשי, נכנס לתפריט “ניהול והגדרות” ונבחר בשורה “סניפים”. כעת מופיעה רשימת הסניפים. במסך זה ניתן לבצע פעולות מגוונות, כגון: עריכת פרטי הסניף, הגדרת תזכורות ודיווחים, חסימת דיווחי נוכחות וכו’.
להגדרת הגבלת/חסימת דיווחי נוכחות ברמת הסניף, יש ללחוץ על סמל המנעול *תמונת מנעול* המופיע תחת העמודה “חסימת דיווחי נוכחות”:

כעת ייפתח מסך הזהה למסך הגבלת/חסימת דיווח נוכחות לעובד (מלבד אפשרות בחירת העובדים הנוספים, במקומה ניתנת אפשרות לבחירת סניפים נוספים):

דו”ח הגבלת/חסימת דיווחי נוכחות:

דו”ח חסימת דיווחי נוכחות מציג את כלל חסימות והגבלות הדיווח שהוגדרו בחברה, ברמת העובד, הסניף והחברה. דו”ח זה מאפשר לקבל תמונת מצב של כלל החסימות והגבלות הדיווח שהוגדרו. ישנם שני סוגי דו”חות:

רשימת ההגבלות שהוגדרו – הדו”ח בנוי כך שראשית מופיעות החסימות וההגבלות שהוגדרו ברמת החברה, לאחר מכן רשימת הסניפים שהוגדרו להם חסימות והגבלות דיווח ולבסוף רשימת העובדים שהוגדרו להם חסימות והגבלות דיווח.
הגבלות החלות על העובד – הדו”ח מפרט את ההגבלות החלות על כל עובד וכיצד נקבעו (באילו רמות נקבעו ההגבלות – ברמת החברה / ברמת הסניף / ברמת העובד).
במסך הראשי, נכנס לתפריט “דוחות” ונבחר בשורה “חסימת דיווחי נוכחות”.
במסך שהתקבל יש לבחור “סוג הדו”ח” בין שני סוגי הדו”חות שפורטו לעיל:

להלן דוגמא לדו”ח המציג את רשימת ההגבלות שהוגדרו:

במידה ותבחר בסוג דו”ח “הגבלות החלות על העובד”, יש לבחור את העובדים שיופיעו בדו”ח (על פי קריטריון סניף / מחלקה / סוג עובדים / תפקיד) או לבחור בעובד ספציפי:

להלן דוגמה לדו”ח, בו ניתן לראות את ההגבלות החלות על העובדים שנבחרו, וכיצד נקבעו (באילו רמות נקבעו ההגבלות – ברמת החברה / ברמת הסניף / ברמת העובד):

טיפים קודמים:

טיפ מספר 1 – תזכורות ודיווחים