טיפ מספר 6 – חתימה ממוחשבת

מי מאיתנו לא מכיר את הטרחה הרבה וכמות הזמן העצומה שמושקעת התהליך החתמת העובדים על דו”ח הנוכחות (הדפסת הדו”ח, העברתו לעובד, קבלת תיקונים, חתימה ע”י העובד, חתימה על ידי האחראי, איסוף הדו”ח בחזרה, תיוק ושמירה).

במערכת Timewatch ניתן להחתים את העובד על דו”ח הנוכחות בצורה ממוחשבת ואף לאשר את הדו”ח ע”י המנהל באופן ממוחשב, לשלוח הודעות לעובדים שטרם חתמו על הדו”ח ולנהל באופן ממוחשב את כל תהליך אישור הדוחות.

החתימה הממוחשבת מקצרת ומקלה על תהליך אישור דוחות הנוכחות, חוסכת זמן רב וגם ירוקה!

להלן הסבר כיצד לאפשר לעובד לחתום בצורה ממוחשבת על דו”ח הנוכחות שלו, ולמנהלו/ לאחראי שלו לאשר את דו”ח נוכחות העובד:

ראשית נגדיר את נוסח ההערה לחתימת דו”ח הנוכחות ואת הזמנים שבהם יכול העובד/ האחראי לחתום על הדו”ח.
א. נכנס לתפריט “ניהול והגדרות” ונבחר בשורה “עדכון פרטי חברה”.
ב. במסך זה ניתן לשנות את ברירת המחדל של נוסח ההערה והזמנים שבהם יכול העובד/ האחראי לחתום על הדו”ח:
על מנת לאפשר לעובד לחתום על דו”ח הנוכחות שלו:
א. נכנס לתפריט “עובדים” ונבחר בשורה “עדכון פרטי עובד”.
ב. כעת, במסך שהתקבל, ניתן לראות את רשימת העובדים בחברה. יש ללחוץ על “ערוך” בשורת העובד הרלוונטי, או על שם העובד:

ג. כעת מופיעים פרטי העובד (במידה ואינו עובד חדש). יש לציין שהעובד יכול לחתום בצורה ממוחשבת על דו”ח הנוכחות שלו רק בתנאי שהוגדר לו כי הוא מורשה לצפות בדו”ח הנוכחות. ועל כן, בשורה “צפייה בדוח נוכחות” יש לבחור ב”כן”, ולאחר מכן בשורה שנפתחה “חתימה ממוחשבת על דו”ח” יש לבחור “כן”.

ד. כעת העובד יכול לחתום על דו”ח הנוכחות בצורה ממוחשבת, ע”י הצגת דו”ח הנוכחות שלו דרך מסך הדיווח, ולחיצה על “הנני מאשר את נתוני הדו”ח (לחץ/י לחתימה ממוחשבת)”:

3. על מנת לחתום כמנהל/אחראי ולאשר את דו”ח הנוכחות של העובד:
א. נכנס לתפריט “עובדים” ונבחר בשורה “ניהול חתימות ד. נוכחות”.
ב. כעת מופיעים נתונים כלליים של החברה, ורשימת העובדים. ראשית יש לבחור את החודש הרלוונטי. אם ברצונך לחתום על דו”ח הנוכחות כאחראי/ מנהל יש לסמן “וי” בשורה של העובד, תחת הכותרת “חתימת אחראי”.

ג. שליחת הודעת תזכורת לעובדים שטרם חתמו על דו”ח הנוכחות:
באמצעות מסך זה ניתן גם לשלוח הודעת תזכורת לעובדים שטרם חתמו על דו”ח הנוכחות. יש ללחוץ על כפתור “שלח הודעה” שבתחתית המסך. בשלב זה יפתח מסך בו יש לכתוב את פרטי ההודעה שתישלח, מועד המשלוח, ולבחור את העובדים אליהם תשלח ההודעה:

במקרה בו ההודעה נשלחה דרך מערכת הודעות Timewatch, העובד יקבל את ההודעה מיד עם כניסתו למסך דיווח הנוכחות:

טיפים קודמים:

טיפ מספר 1 – תזכורות ודיווחים
טיפ מספר 2 – חסימת דיווחי נוכחות
טיפ מספר 3 – אופציות של עובדים
טיפ מספר 4 – דיווח באמצעות טלפון סלולרי ודיווח ראש צוות
טיפ מספר 5 – דוח נוכחות On-Line