טיפ מספר 8 – משלוח הודעות לעובדים

במערכת Timewatch מנוהלים פרטי העובדים בארגון כולל מספר טלפון נייד וכתובת דוא”ל (במסך עדכון פרטי עובד). אז מדוע לא להשתמש בנתונים אלה לצורך תקשורת שוטפת עם העובדים? לדוגמא – משלוח הודעה לעובדים על פעולות מתוכננות, בקשה לעבור על דו”ח נוכחות, תפעול עובדים בשטח וכו’.

מערכת Timewatch כוללת אפשרות מיוחדת למשלוח הודעות לעובדים. את ההודעות ניתן לשלוח לעובד ספציפי/קבוצת עובדים/כל העובדים, וזאת באמצעות דואר אלקטרוני, מסרון sms ומערכת ההודעות הפנימית של Timewatch.

בטיפ זה נלמד כיצד לשלוח הודעות לעובדים במערכת Timewatch.

במסך הראשי, נכנס לתפריט “עובדים” ונבחר בשורה “משלוח הודעות לעובדים”.
כעת, במסך שהתקבל, ניתן לראות את רשימת ההודעות שנשלחו עד כה. על מנת לשלוח הודעה חדשה, לחץ על “צור הודעה חדשה”:

כעת יופיע מסך משלוח הודעה:

לאחר מילוי השדות ובחירת העובד/ העובדים, יש ללחוץ על “שלח”.
במידה וההודעה תשלח דרך מערכת Timewatch, כאשר העובד יכנס למסך דיווח הנוכחות, ההודעה תראה כך:

כשהעובד ילחץ על “קראתי” ההודעה תיסגר והעובד יוכל לדווח נוכחות.
במידה והעובד ילחץ על “אקרא מאוחר יותר”, ההודעה תופיע שוב כאשר ייכנס בפעם הבאה למסך דיווח הנוכחות.

לאחר שליחת ההודעה, יופיע מסך רשימת ההודעות הקיימות (שנשלחו או עתידיות), אליה התווספה ההודעה החדשה שיצרת:

ניתן לצפות בפרטי ההודעה על ידי לחיצה על הסמל הנמצא תחת “צפה”. כמו כן, ניתן למחוק הודעה על ידי לחיצה על סמל המחיקה הנמצא תחת העמודה “מחק”.

נוסף לכך, ניתן ליצור הודעה חדשה ולהעתיק אליה פרטי הודעה קיימת באמצעות לחיצה על הסמל הנמצא תחת “העתק”.

טיפים קודמים:

טיפ מספר 1 – תזכורות ודיווחים
טיפ מספר 2 – חסימת דיווחי נוכחות
טיפ מספר 3 – אופציות של עובדים
טיפ מספר 4 – דיווח באמצעות טלפון סלולרי ודיווח ראש צוות
טיפ מספר 5 – דוח נוכחות On-Line
טיפ מספר 6 – חתימה ממוחשבת
טיפ מספר 7 – משלוח דוח נוכחות במייל לעובד