קורונה – עדכונים במערכת Timewatch

קורונה – עדכונים במערכת Timewatch

עקב מגפת הקורונה ובעקבות הנחיות הממשלה, במהלך חודש מרץ, עובדים רבים יצאו לחופשה ללא תשלום, חלק מהעובדים נמצאים בהעדרות בתשלום ובנוסף עובדים רבים עובדים מהבית.

מערכת Timewatch מאפשרת לך לתת פתרונות לכל סוגי העובדים. לנוחיותך, אנו מגישים לך עדכון זה שבו נסקור עבורך, באופן קצר וברור את אופן הרישום במערכת Timewatch לגבי עובדים שיצאו לחל”ת ושיטות דיווח של עובדים שעברו לעבוד מהבית.

יש לזכור שבהתאם להוראות החוק, גם עובדים שעובדים מהבית חייבים בדיווח נוכחות.

עדכון העדרות /חופשה ללא תשלום
ניתן לעדכן סיבת העדרות מסוג “העדרות ללא תשלום” או לפתוח סיבת העדרות חדשה בשם “חופשה ללא תשלום” (או כל שם אחר לבחירתכם). הסבר לגבי הגדרת סיבת העדרות חדשה מופיע בהמשך מסמך זה.
הדרך הנוחה ביותר לעדכן סיבת העדרות לכל העובדים או לקבוצת עובדים הינה באמצעות עדכון סיבת העדרות באופן מרוכז, כמפורט להלן.

נכנס למסך עדכון העדרויות מרוכז (תפריט עובדים > עדכון העדרויות/נתונים מרוכז):

א. בשדות מתאריך DD-MM-YYYY עד תאריך DD-MM-YYYY יש לרשום את התאריכים הרלוונטים.

ב. נבחר את סיבת ההעדרות שברצוננו לעדכן (למשל חופשה ללא תשלום)

ג. בשדה “סיבת ההעדרות תרשם” יש לבחור “בימי העבודה של העובד” אם ברצונך לעדכן סיבת העדרות רק לעובדים שיש להם שעות תקן ביום זה. זאת האופציה המומלצת.

וכך זה נראה:

ד. ברשימת העובדים – יש לבחור את העובדים שעבורם ברצונך לבצע את העדכון המרוכז של סיבת ההעדרות. אם ברצונך לבצע את העדכון לכל העובדים יש ללחוץ על “הוסף הכל”.

ה. יש ללחוץ על כפתור “עדכן”.

ו. כעת יתקבל מסך אישור לפני ביצוע הפעולה. חשוב – יש לוודא שמדובר על ביצוע עדכון בתאריכים הרלוונטים, וסיבת ההעדרות הינה נכונה. לביצוע הפעולה יש ללחוץ על “אישור”.

לאחר ביצוע העדכון, כאשר נפיק דוח נוכחות לעובדים, כך זה יוצג בדוח נוכחות:

חברה ללא מודול הסכמי עבודה – הגדרת סיבת העדרות חדשה
אם ברצונך להגדיר סיבת העדרות חדשה:
א. נכנס למסך רשימת סיבות ההעדרות (תפריט ניהול והגדרות >סיבות העדרות).

ב. יש ללחוץ על הלינק האדום “הגדרת סיבה חדשה” ואז יפתח מסך סיבת העדרות חדשה.

ג. בשדה “שם סיבת העדרות” יש לרשום את השם של סיבת ההעדרות, למשל – חופשה ללא תשלום. כמו כן, יש למלא את השדה “מספר סיבת העדרות”. שאר השדות יש להשאיר כפי שהם.
וכך זה נראה:

ד. לשמירה יש ללחוץ על “עדכן”.

חברה שיש לה מודול הסכמי עבודה – הגדרת סיבת העדרות חדשה ותבנית העברה לשכר
אם ברצונך להגדיר סיבת העדרות חדשה:
א. נכנס למסך רשימת סיבות ההעדרות (תפריט ניהול והגדרות > סיבות העדרות).

ב. יש ללחוץ על הלינק האדום “הגדרת סיבה חדשה” ואז יפתח מסך סיבת העדרות חדשה.

ג. בשדה “שם סיבת העדרות” יש לרשום את השם של סיבת ההעדרות, למשל – חופשה ללא תשלום. כמו כן, יש למלא את השדה “מספר סיבת העדרות”. שאר השדות יש להשאיר כפי שהם.
וכך זה נראה:

ד. לשמירה יש ללחוץ על “עדכן”

תבנית העברה לשכר
אם ברצונך להעביר את ההעדרות שעודכנה לתוכנת השכר, יש לוודא כי בתבניות ההעברה לשכר מוגדרת העברה של סיבת ההעדרות:
א. נכנס למסך עדכון תבנית העברה לשכר (תפריט הסכמי עבודה > תבניות העברה לשכר > לחיצה על התבנית הרצויה).

ב. בשורה של סיבת ההעדרות (למשל חופשה ללא תשלום) – בשדה “העברה לשכר” נבחר “כן”, בשדה “יחידת העברה” יש לבחור את השורה המתאימה (להעביר כשעות / ימים וכו’), בשדה “קוד רכיב בתוכנת השכר” יש לרשום את הקוד המתאים של סיבת ההעדרות כפי שקיים בתוכנת השכר.
במקדם יש לשנות ל: 1.000- (מיועד בעיקר לעובדים חודשיים שרוצים לבצע עבורם קיזוז בגין רכיב חופשה ללא תשלום)

וכך זה נראה לגבי סיבת העדרות בשם “חופשה ללא תשלום”:

ג. לשמירה יש ללחוץ על “עדכן”

את הפעולה הזו יש לבצע לכל תבניות ההעברה לשכר הרלוונטיות.

העלאת טפסים (כגון אישור מחלה)
על מנת לאפשר לעובד להעלות מסמכים/אישורים למערכת יש לעדכן לו את ההרשאה הרלוונטית :

עובדים > עדכון פרטי עובד. בכרטיס העובד יש לשנות את ההרשאה ‘העלאת מסמכים’ ל- ‘כן’:

העלאת טופס ע”י העובד
בכניסה לממשק האישי של העובד (דף הבית > דיווח נוכחות):
לחיצה על הלינק “עדכון נתוני נוכחות”: בוחרים את התאריך הרלוונטי שבו אנו רוצים להוסיף מסמך לוחצים על השורה ואז בחלון שיפתח, בשורה של סיבת העדרות : לחיצה על “הוסף”.

בוחרים שם למסמך ולוחצים על ‘בחירת קובץ’, בוחרים את הקובץ שברצוננו להעלות למערכת מתוך הקבצים שבמחשב ולוחצים על ‘אישור’.

אפשרויות דיווח לעובד
ניתן לאפשר לעובדים לדווח באפשרויות דיווח נוספות במידה והעובד מדווח הבית:

1. דיווח באמצעות האינטרנט
א. ראשית, יש להיכנס לאתר www.timewatch.co.il וללחוץ על הכפתור דיווח נוכחות (מצד שמאל למעלה).
ב. במסך שמתקבל, רשום את מספר החברה, מספר העובד והסיסמא שלך ולחץ על כפתור כניסה.

ג. כעת מופיע לפניך מסך דיווח נוכחות:

בכדי לדווח על כניסה לעבודה לחץ על כניסה. בכדי לדווח על יציאה מהעבודה לחץ על יציאה.

2. דיווח באמצעות הטלפון (קווי / סלולרי)
א. לדיווח בשפה העברית התקשר למספר 072-2462000.
ב. לצורך זיהוי, תתבקש להקיש את מספר החברה ולאחר מכן את מספר העובד שלך.
ג. לכניסה – הקש 1; ליציאה – הקש 2.

3. דיווח באמצעות אפליקציה
א. על מנת לאפשר לעובד לדווח נוכחות באפליקציה:
תפריט עובדים > עדכון פרטי עובד. בכרטיס העובד יש לשנות את ההרשאה דיווח נוכחות באפליקציה ל- “כן” (קיימות כמה אפשרויות. ניתן ללחוץ על האייקון של סימן השאלה להסבר).
כמו כן, יש לעדכן בשדה סלולרי את מספר הטלפון של העובד.

ב. באפליקציה – בכדי לדווח על כניסה לעבודה לחץ על כניסה. בכדי לדווח על יציאה מהעבודה לחץ על יציאה.