מערכת נוכחות

מערכת נוכחות ושעון נוכחות של Timewatch – ניהול שעות עובדים במקום אחד

מערכת הנוכחות של Timewatch מרכזת את דיווחי שעות העבודה של העובדים ומאפשרת למעסיק לצפות בנתונים, להפיק דוחות ולהעביר מידע לצורך הכנת השכר. המערכת פועלת בענן, ללא צורך בהתקנת תוכנת נוכחות מקומית, ומתאימה לעבודה מהמשרד, מהבית ומהשטח.

העובדים יכולים לדווח באמצעות מחשב, אפליקציה, טלפון או שעון נוכחות פיזי. כל הדיווחים מתרכזים במערכת ניהול אחת, כך שאפשר להתאים את דרך הדיווח לכל צוות ולשמור על תמונת מצב משותפת.

מהי מערכת נוכחות, ומה ההבדל בינה לבין שעון נוכחות?

שעון נוכחות משמש לרישום כניסה ויציאה. מערכת נוכחות מרכזת את הרישומים ומאפשרת לעבוד עם הנתונים: לבדוק שעות עבודה והיעדרויות, לזהות דיווחים חסרים ולהפיק דוחות לבקרה ולהכנת השכר.

ב־Timewatch אפשר לשלב כמה אמצעי דיווח. לדוגמה, עובדים במשרד יכולים לדווח מהמחשב, טכנאים מהנייד ועובדים בנקודה קבועה משעון נוכחות. המנהל מקבל את הנתונים באותה מערכת, בלי לאסוף בנפרד רישומי שעות מכל צוות.

מה אפשר לעשות במערכת הנוכחות של Timewatch?

המערכת מעניקה למעסיקים כלים לניהול שוטף של דיווחי העובדים:

• לצפות בדיווחי הנוכחות בזמן אמת: לראות את הנתונים המתקבלים במערכת במהלך יום העבודה.
• להפיק דוחות ניהוליים: לרכז את שעות העבודה לצורך בדיקה, בקרה והכנת השכר.
• להשתמש בתזכורות: תזכורות בדוא״ל וב־SMS בהתאם להגדרות המערכת.
• להגביל את מקורות הדיווח: לחסום דיווח ממחשבים או מטלפונים שאינם מורשים.
• לאפשר גישה למייצג: קישור לרואה החשבון או למערכת שכר לצורך הכנת השכר.
• לרכז מידע נוסף מהעובדים: באמצעות האפליקציה ניתן לדווח גם משימות, הערות יומיות והיעדרויות.

למשל, עובד יכול לצרף הערה יומית שתסייע בבדיקת הדוח, או לדווח על היעדרות שתמתין לאישור המעסיק. המידע נשאר לצד דיווחי השעות ומקל על הבירורים לקראת סגירת החודש.

איך לבחור מערכת נוכחות לעסק?

בחירת מערכת נוכחות מתחילה בהתאמה לתהליך העבודה: היכן העובדים נמצאים, איך נוח להם לדווח ומה נדרש מהנתונים בסוף החודש. מספר העובדים לבדו אינו מספיק — משרד עם עשרה עובדים וצוות של עשרה טכנאי שטח עשויים להזדקק לאמצעי דיווח שונים.

לצד היכולות, כדאי להשוות את העלות הכוללת: המנוי, אמצעי הדיווח הנדרשים והשירותים הכלולים בהצעה. את אופן העברת הנתונים יש להתאים לתוכנת השכר שבה משתמש העסק.

דרכי דיווח נוכחות – התאמה לעובדים שלכם

דיווח מהמחשב לעובדי משרד ולעבודה מהבית

Timewatch מאפשרת לעובדים לדווח דרך ממשק אינטרנטי מהמחשב בעבודה או בבית, בהתאם להגדרות המעסיק. לעובדים המשתמשים במחשב במהלך היום, זו דרך לדווח ללא צורך בשעון פיזי.

ניתן להגדיר הגבלות על מקורות הדיווח ולצפות בנתונים דרך מערכת הניהול. מידע נוסף מופיע בעמוד אפשרויות דיווח נוכחות.

אפליקציה לעובדי שטח ולצוותים בתנועה

טכנאים, נהגים, סוכני מכירות ועובדים אצל לקוחות יכולים לדווח מהטלפון במקום להעביר את השעות בהודעות או בשיחות.

אפליקציית שעון הנוכחות של Timewatch מאפשרת דיווח כניסה ויציאה, דיווח משימות, הערות והיעדרויות. בדיווח מבוסס מיקום ניתן לראות גם את המיקום שממנו בוצע הדיווח, לצורך בקרה על ההחתמה.

שעון נוכחות לנקודות עבודה קבועות

בחנויות, במפעלים ובמקומות שבהם העובדים מגיעים לנקודה קבועה, אפשר לשלב שעון נוכחות פיזי. כך העובדים מדווחים במקום העבודה והנתונים מתרכזים במערכת.

בבחירת אמצעי הזיהוי יש להתחשב בתנאי העבודה ובצורכי העובדים. אם בוחנים שעון נוכחות ביומטרי, יש להביא בחשבון גם את היבטי הפרטיות והשימוש במידע ביומטרי.

דיווח בטלפון וב־SMS

לעובדים שאינם משתמשים באפליקציה או במחשב, Timewatch מציעה גם אפשרויות דיווח בטלפון וב־SMS. ניתן לשלב אותן לצד אמצעי הדיווח האחרים, בהתאם לצורכי העסק.

מדוחות נוכחות להכנת השכר

כאשר דיווחי השעות מפוזרים בין הודעות, קבצים ורישומים ידניים, הכנת השכר מתחילה באיסוף הנתונים. Timewatch מרכזת את הדיווחים ומאפשרת להפיק דוחות ולעבוד עם המייצג על המידע הדרוש להכנת השכר.

המערכת מספקת אפשרויות להעברת נתוני נוכחות לתוכנות שכר. לפני תחילת השימוש, יש לוודא מהי דרך ההעברה המתאימה לתוכנת השכר של העסק ואילו נתונים ניתן להעביר באמצעותה.

ריכוז הנתונים יכול לצמצם הקלדה חוזרת ולהקל על העבודה בסוף החודש. עדיין נדרשת בדיקה של הדיווחים ושל ההגדרות, כדי שהנתונים שיועברו לשכר יהיו מלאים ומתאימים.

למי מתאימה מערכת Timewatch?

Timewatch מתאימה לעסקים ולארגונים המנהלים עובדים במשרד, מהבית, בשטח או בכמה סניפים. האפשרות לשלב דרכי דיווח מאפשרת להתאים את השימוש לצוותים שונים בלי לפצל את ניהול הנוכחות בין מערכות נפרדות.

לעסק קטן עשוי להספיק דיווח מהמחשב או מהנייד, בעוד שבעסק עם נקודת עבודה קבועה ייתכן יתרון לשעון פיזי. להשוואה ממוקדת, קראו על בחירת שעון נוכחות לעסק קטן.

התאמת המערכת ותמיכה

צוות Timewatch מסייע בהתאמת פתרון הדיווח לצורכי העסק ובשאלות תפעוליות וטכניות. לצורך ההתאמה, חשוב להביא בחשבון את מספר העובדים, מקומות העבודה, אמצעי הדיווח ותהליך הכנת השכר.

רוצים לרכז את דיווחי הנוכחות ולהקל על ניהול שעות העובדים? השאירו פרטים ונעזור לכם להתאים את מערכת Timewatch לעסק שלכם,

צור קשר עוד היום עם צוות Timewatch לקבלת פרטים נוספים