שאגת הארי – עדכונים במערכת Timewatch

בהתאם להנחיות פיקוד העורף, הוכרז מצב חירום במשק החל מיום 28/2/26 (כרגע בתוקף עד ליום 12/3/26 ) וכפי שיעודכן בהמשך.

עקב כך, עובדים רבים נעדרים מהעבודה (מילואים, חופשה, היעדרות בתשלום, היעדרות ללא תשלום או כל סיבה אחרת) ובנוסף עובדים רבים עובדים מהבית.

מערכת Timewatch מאפשרת לך לתת פתרונות לכל סוגי העובדים וההיעדרויות.

לנוחיותך, אנו מגישים לך עדכון זה שבו נסקור עבורך, באופן קצר וברור את אופן הרישום במערכת Timewatch לגבי עובדים שנעדרו ממקום העבודה (העדרות בתשלום ושלא בתשלום) ועדכון סיבות היעדרות.

במצב החדש שנוצר, באפשרותך להגדיר סיבת היעדרות חדשה, כגון: מצב בטחוני או כל שם אחר שתבחר/י, לצורך עדכון ההיעדרויות של העובדים.

יש לזכור שבהתאם להוראות החוק, גם עובדים שעובדים מהבית חייבים בדיווח נוכחות.

עדכון היעדרות באופן מרוכז:  למדריך צעד אחר צעד לעדכון העדרויות מרוכז לחץ/י כאן

בימים שבהם נעדרו העובדים מעבודה, ניתן לעדכן להם סיבת היעדרות מסוג “היעדרות ללא תשלום” או “חופש” או “חופשה ללא תשלום” או לפתוח סיבת היעדרות חדשה בשם “מצב בטחוני” (או כל שם אחר לבחירתכם), זאת בהתאם לסוג ההיעדרות של כל עובד.

הסבר לגבי הגדרת סיבת היעדרות חדשה מופיע בהמשך מסמך זה.הדרך הנוחה ביותר לעדכן סיבת היעדרות לכל העובדים או לקבוצת עובדים הינה באמצעות עדכון סיבת היעדרות באופן מרוכז, כמפורט להלן.

נכנס למסך עדכון היעדרויות מרוכז (תפריט עובדים > עדכון היעדרויות/נתונים מרוכז):

א. בשדות מתאריך ו- עד תאריך יש לרשום את התאריכים הרלוונטים.

ב. נבחר את סיבת ההיעדרות שברצוננו לעדכן (למשל מצב בטחוני)

ג. בשדה “סיבת ההיעדרות תרשם” יש לבחור “בימי העבודה של העובד” אם ברצונך לעדכן סיבת היעדרות לעובדים רק בימים שיש להם שעות תקן (ימים שבהם היו אמורים לעבוד). זאת האופציה המומלצת.

לדוגמא, כך זה נראה:

ד. בלשונית בחירת עובדים – יש לבחור את העובדים שעבורם ברצונך לבצע את העדכון המרוכז של סיבת ההיעדרות. אם ברצונך לבצע את העדכון לכל העובדים יש ללחוץ על “הוסף הכל”.

ה. יש ללחוץ על כפתור “עדכן”.

ו. כעת יתקבל מסך אישור לפני ביצוע הפעולה. חשוב – יש לוודא שמדובר על ביצוע עדכון בתאריכים הרלוונטים, וסיבת ההיעדרות הינה נכונה. לביצוע הפעולה יש ללחוץ על “אישור”.

הגדרת סיבת היעדרות חדשה : למדריך צעד אחר צעד להגדרת סיבת העדרות חדשה לחץ/י כאן

אם ברצונך להגדיר סיבת היעדרות חדשה:

א. נכנס למסך רשימת סיבות ההיעדרות (תפריט ניהול והגדרות > סיבות היעדרות).

ב. יש ללחוץ על כפתור “היעדרות חדשה” ואז יפתח מסך סיבת היעדרות חדשה.

ג. בשדה “שם סיבת היעדרות” יש לרשום את השם של סיבת ההיעדרות, למשל – מצב בטחוני. כמו כן, יש למלא את השדה “מספר סיבת היעדרות”.

ד. בשדה “לכלול בשעות היעדרות”:

יש לבחור ‘לא‘ במידה ובגין היעדרות זו לא יופיעו כלל שעות היעדרות בדוח הנוכחות (מתאים לסיבות היעדרות משולמות).

יש לבחור ‘כן‘ אם ברצונך שבדוח הנוכחות יופיעו שעות היעדרות כמספר שעות התקן באותו יום (מתאים לסיבות היעדרות שאינן משולמות, כגון היעדרות ללא תשלום, חופשה ללא תשלום וכו’).

הבחירה כאן תעשה בהתאם למקרה. לדוגמא, אם בגין סיבת ההיעדרות המוגדרת “מצב בטחוני” יש לשלם לעובדים, יש לבחור ‘לא‘.

וכך זה נראה:

ה. לשמירה יש ללחוץ על “עדכן”.

חברה שיש לה מודול הסכמי עבודה – הגדרת העברה לשכר

תבנית העברה לשכר 

למדריך צעד אחר צעד – תבנית העברה לשכר עובד חודשי לחץ/י כאן

למדריך צעד אחר צעד – תבנית העברה לשכר עובד שעתי לחץ/י כאן

אם ברצונך להעביר את ההיעדרות שעודכנה לתוכנת השכר, יש לוודא כי בתבניות ההעברה לשכר מוגדרת העברה של סיבת ההיעדרות:

א. נכנס למסך עדכון תבנית העברה לשכר (תפריט הסכמי עבודה > תבניות העברה לשכר > לחיצה על התבנית הרצויה).

ב. בשורה של סיבת ההיעדרות (למשל מצב בטחוני / היעדרות ללא תשלום) – בשדה “העברה לשכר” נבחר “כן“; בשדה “יחידת העברה” יש לבחור את השורה המתאימה (להעביר כשעות / ימים וכו’); בשדה “קוד רכיב בתוכנת השכר” יש לרשום את הקוד המתאים של סיבת ההעדרות כפי שקיים בתוכנת השכר.

ג. עבור עובד חודשי

במידה ובהגדרת סיבת היעדרות, בשדה “לכלול בשעות היעדרות”, בחרנו ‘כן‘ (עובדים שרוצים לבצע עבורם קיזוז בגין רכיב זה – היעדרות שאינה בתשלום): במקדם יש לשנות ל 1.000-

עבור עובד שעתי

במידה ובהגדרת סיבת היעדרות, בשדה “לכלול בשעות היעדרות”, בחרנו ‘לא‘ (עובדים שרוצים לשלם להם בגין סיבת ההיעדרות): במקדם יש לשנות ל 1.000

ד. לשמירה יש ללחוץ על “עדכן”.  את הפעולה הזו יש לבצע לכל תבניות ההעברה לשכר הרלוונטיות.