הבחירות הכלליות לרשויות המקומיות ולמועצות האזוריות – יום שבתון – עדכון במערכת Timewatch

הבחירות הכלליות לרשויות המקומיות ולמועצות האזוריות ייערכו ביום 30.10.18 ולראשונה יוכרז ביום זה יום שבתון.

לענין הזכאות לתשלום עבור עובדים ביום זה, לחץ/י כאן למאמר בנושא מאת עו”ד הילה פורת.

להלן הוראות כיצד לעדכן יום זה לעובדים במערכת Timewatch.

הוראות לעדכון יום הבחירות במערכת Timewatch

יש לעדכן לעובדים סיבת העדרות ביום הבחירות (30.10.18).

ניתן לעדכן סיבת העדרות מסוג “העדרות בתשלום” או לפתוח סיבת העדרות חדשה בשם “יום בחירות” (או כל שם אחר לבחירתכם). הסבר לגבי הגדרת סיבת העדרות חדשה מופיע בהמשך מסמך זה.

הדרך הנוחה ביותר לעדכן סיבת העדרות לכל העובדים או לקבוצת עובדים הינה באמצעות עדכון סיבת העדרות באופן מרוכז, כמפורט להלן.

נכנס למסך עדכון העדרויות מרוכז (תפריט עובדים > עדכון העדרויות/נתונים מרוכז):
א. בשני השדות של התאריך יש לרשום 30-10-2018.

ב. נבחר את סיבת ההעדרות שברצוננו לעדכן (למשל העדרות בתשלום).

ג. בשדה “סיבת ההעדרות תרשם” יש לבחור “בימי העבודה של העובד” אם ברצונך לעדכן סיבת העדרות רק לעובדים שהיו אמורים לעבוד ביום 30.10.18 אם לא היו מתקיימות הבחירות ביום זה (כלומר יש להם שעות תקן ביום זה). זאת האופציה המומלצת.

וכך זה נראה:

ד. ברשימת העובדים – יש לבחור את העובדים שעבורם ברצונך לבצע את העדכון המרוכז של סיבת ההעדרות. אם ברצונך לבצע את העדכון לכל העובדים יש ללחוץ על “הוסף הכל”.

ה. יש ללחוץ על כפתור “עדכון”.

ו. כעת יתקבל מסך אישור לפני ביצוע הפעולה. חשוב – יש לוודא שמדובר על ביצוע עדכון מתאריך 30.10.18 ועד 30.10.18, וסיבת ההעדרות הינה נכונה. לביצוע הפעולה יש ללחוץ על “אישור”

לאחר ביצוע העדכון, כאשר נפיק דוח נוכחות לעובדים, אזי ביום 30.10.18 נראה את סיבת ההעדרות שעדכנו ולא נראה שעות העדרות ביום זה:

חברה ללא מודול הסכמי עבודה – הגדרת סיבת העדרות חדשה

אם ברצונך להגדיר סיבת העדרות חדשה:

א. נכנס למסך רשימת סיבות ההעדרות (תפריט ניהול והגדרות > סיבות העדרות).

ב. יש ללחוץ על הלינק האדום “הגדרת סיבה חדשה” ואז יפתח מסך סיבת העדרות חדשה.

ג. בשדה “שם סיבת העדרות” יש לרשום את השם של סיבת ההעדרות, למשל – יום בחירות. כמו כן, יש למלא את השדה “מספר סיבת העדרות”. שאר השדות יש להשאיר כפי שהם.

וכך זה נראה:

ד. לשמירה יש ללחוץ על “עדכן”

חברה שיש לה מודול הסכמי עבודה – הגדרת סיבת העדרות חדשה ותבנית העברה לשכר

סיבת העדרות חדשה

אם ברצונך להגדיר סיבת העדרות חדשה:

א. נכנס למסך רשימת סיבות ההעדרות (תפריט ניהול והגדרות > סיבות העדרות).

ב. יש ללחוץ על הלינק האדום “הגדרת סיבה חדשה” ואז יפתח מסך סיבת העדרות חדשה.

ג. בשדה “שם סיבת העדרות” יש לרשום את השם של סיבת ההעדרות, למשל – יום בחירות. כמו כן, יש למלא את השדה “מספר סיבת העדרות”. שאר השדות יש להשאיר כפי שהם.

וכך זה נראה:

ד. לשמירה יש ללחוץ על “עדכן”

תבנית העברה לשכר

אם ברצונך להעביר את ההעדרות שעודכנה לתוכנת השכר, יש לוודא כי בתבניות ההעברה לשכר מוגדרת העברה של סיבת ההעדרות:

א. נכנס למסך עדכון תבנית העברה לשכר (תפריט הסכמי עבודה > תבניות העברה לשכר > לחיצה על התבנית הרצויה).

ב. בשורה של סיבת ההעדרות – בשדה “העברה לשכר” נבחר “כן”, בשדה “יחידת העברה” יש לבחור את השורה המתאימה (להעביר כשעות / ימים וכו’), בשדה “קוד רכיב בתוכנת השכר” יש לרשום את הקוד המתאים של סיבת ההעדרות כפי שקיים בתוכנת השכר.

וכך זה נראה לגבי סיבת העדרות בשם “העדרות בתשלום”:

ג. לשמירה יש ללחוץ על “עדכן”

את הפעולה הזו יש לבצע לכל תבניות ההעברה לשכר הרלוונטיות.